Online participatie: met oog voor detail
Gelukt: een geslaagde online ontwerpsessie met omwonenden van een vijver. Samen met gemeente Doesburg en Waterschap Rijn en IJssel schetste Guido Baten van Buro Ontwerp en Omgeving live in beeld het ontwerp voor de nieuwe vijver. Ik verzorgde de communicatie en begeleidde het proces.
Mijn conclusie: ook in een online sessie krijgen we het voor elkaar om de wensen en gedachten van bewoners te vertalen in een gedragen ontwerp. Echt interactief, met ruimte voor ieders inbreng. Ik kijk er positief op terug en deel graag een paar dingen die ik meeneem voor een volgende keer. Geen rocket science. Participatie zit ‘m in de kleine dingen.
1. De persoon achter het scherm kennen
Bij een live sessie komen mensen binnen en heb je even de tijd om contact met elkaar te maken. Je maakt kennis, neemt een kop koffie (in Doesburg met een lokaal gebakken taartje erbij) en hebt een eerste gesprek.
Bij een online sessie werkt dat meestal anders. Je komt ‘binnen’, zit in je scherm te staren totdat iedereen er is en het is wat ongemakkelijk om al wat te zeggen. Ik vind het dan lastig om gevoel te krijgen bij wie er achter het scherm zit.
En dus ging ik op zoek naar een manier om mensen toch al even live gezien en gesproken te hebben voorafgaand aan de online ontwerpsessie. Twee keer ontmoette ik de meesten in hun voortuin. De eerste keer bezorgde ik de uitnodiging. De tweede keer belde ik bij alle aangemelde deelnemers aan en bezorgde het taartje dat ze normaal ook krijgen.
Dat contact was prettig voor zowel de deelnemers als voor mij en het team. Bij beiden ontstond een beter gevoel van een gezicht achter het scherm, ieders verwachtingen en een beter beeld van wat er in de ontwerpsessie mogelijk is.
2. Online mee kunnen doen
Een online sessie is leuk, maar alle 15 deelnemers moesten natuurlijk wel online kunnen. Dit keer waren er een aantal oudere deelnemers die geen ervaring hadden met online ‘calls’.
Voor hen schreef ik een stap-voor-stap handleiding hoe ze mee konden doen. Die stuurde ik ruim op tijd op en ik bood hen een testmoment aan voorafgaand aan de sessie.
Ook hielp het dat ik hen telefonisch geruststelde als ze het spannend vonden om mee te doen.
Het werkte. Alle deelnemers waren keurig op tijd online aanwezig. De dame bij wie de microfoon niet werkte kon, op veilige afstand, aansluiten bij een buurman.
3. Mensen vooraf ‘aan’ zetten
Wij deelden als team vooraf informatie via een video (niet perfect en foutloos, maar met “oh’s” en “uuh’s”, net als het live zou gaan) en met het hoofd van Guido en mezelf in beeld.
Ook hier weer persoonlijk en toegankelijk.
Daarnaast vroegen we deelnemers om wensen voor de vijver te delen via foto’s en een woordelijke toelichting. Door te refereren aan hun eigen beelden en woorden konden bewoners in de online sessie nog duidelijker maken wat ze belangrijk vinden.
Iedereen stond ‘aan’ door het voorwerk. Mensen dachten vóór de sessie al na over wat ze wilden en hadden het er in de buurt ook al over gehad.
4. Iedereen in beeld
In deze sessie werkten we met Microsoft Teams. Niet mijn voorkeur, maar voor nu wel het best passend bij de technische mogelijkheden en de veiligheidseisen die een overheid stelt. In Teams zijn maar 4 gezichten tegelijk in beeld. Lichaamstaal en gezichtsuitsdrukkingen zijn veelzeggend en voor mij vaak een reden om aan te vullen of bij te sturen bij (ontwerp)sessies. Die uitdrukkingen kreeg ik nu nauwelijks mee. Ik ga dus nog even op zoek naar een goede oplossing daarvoor (één die aansluit bij de veiligheidseisen van de overheid).
Ook persoonlijk online ontmoeten?
Hoewel er niets gaat boven een live ontmoeting, was deze online vorm van participatie zeker voor herhaling vatbaar. Laat het me vooral weten als ik mee kan denken over manieren om in deze tijd toch mensen te ontmoeten en mee te laten doen.
